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Diese Punkte sind bei der Planung einer Ausstellung zu beachten

Es gibt jedes Jahr eine riesige Menge Ausstellungen in Deutschland. Im Jahr 2018 gab es allein mehr als 6.700 Museen in Deutschland. Dazu kommen zahlreiche Expositionen in Galerien, Volkshochschulen und Stadthallen, die jedes Jahr eine Vielzahl von Gästen anlocken. Da ist es wichtig bei der Planung einer eigenen Ausstellung mit einer Strategie vorzugehen, die dafür sorgt, dass man aus der Masse heraussticht. Denn anders ist es bei der Masse an Angeboten kaum möglich, interessierte Besucher in die eigene Ausstellung zu locken.

Das Thema muss passen

Man spricht gern davon, dass ein Thema „funktionieren“ muss. Damit ist gemeint, dass das Thema so aufgestellt sein muss, dass es eine breite Gruppe von Menschen anspricht. Es gibt allerdings auch Ausstellungen zu Nischenthemen, die von Anfang an nur eine vergleichsweise kleine Gruppe von Menschen ansprechen. Wenn man ein solches Thema für die eigene Ausstellung vorgesehen hat, ist es wichtig, dass die Zielgruppe erfährt, dass es diese Ausstellung gibt. Dazu ist gezieltes Marketing, dass auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten ist, erforderlich.

Neben breit aufgestellten Themen für eine große Zielgruppe und Nischenthemen für besondere Gruppierungen gibt es noch eine andere Art der Themenauswahl, die erfolgversprechend ist. Lokale Themen sind immer für einen Teil der Bevölkerung vor Ort von Interesse. Einheimische Künstler beispielsweise locken oft viele Ortsansässige in eine Ausstellung. Vor allem im Bereich der modernen Kunst können auch Menschen, die sich normalerweise nicht für Kunst interessieren, etwas mit örtlichen Künstlern anfangen. Das liegt einfach daran, dass eine gewisse Verbundenheit vorhanden ist.

Es bedarf einer professionellen Organisation

Die Ausstellung selbst muss entsprechend geplant und organisiert werden. Nicht nur die Wahl der Location und der Dekoration, die zum Thema und dem Gesamtkonzept passen muss, sind entscheidend. Auch die Auswahl des Caterings und der Einrichtung des Raums selbst sind wichtige Faktoren. Wer sich selbst an die Organisation einer solchen Ausstellung wagt, ohne ausreichend Erfahrung damit zu haben, sollte sich dringend die Hilfe erfahrener Organisatoren besorgen oder sich ausführlich mit professionellen Tipps zu diesem Thema beschäftigen.

Der Termin spielt eine große Rolle

Der Termin der Ausstellung spielt vor allem dann eine wichtige Rolle, wenn die Ausstellung in einer Umgebung stattfinden soll, in der es eine Menge Konkurrenz gibt. Finden zeitgleich mehrere Ausstellungen statt oder ist in unmittelbarer Nähe eine große Messe, kann die Zahl der Besucher unerwartet klein ausfallen. Anders sieht es wiederum aus, wenn eine große Messe mit internationaler Beachtung zum gleichen Thema stattfindet. Hat man für seine Ausstellung einen Themenbereich gefunden, der mit dem Thema der Messe in Verbindung steht, dort aber noch nicht abgehandelt wird, kann das wiederum Messebesucher auch in die Ausstellung locken.

Bei der Auswahl des Termins gilt es also drei Dinge zu beachten.

  • Gibt es in der Region bereits einen anderen Termin, der die Zahl der Besucher reduzieren könnte?
  • Gibt es einen bestimmten Termin, zu dem die Ausstellung durch ein anderes Ereignis zusätzlich gepusht werden könnte? Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn durch ein besonderes Ereignis eine große Zahl von Menschen in die Stadt kommt. Wer beispielsweise in Bonn eine Ausstellung plant, die eine breite Masse anspricht, hat in der Zeit der Kirschblüte gute Chancen neben den Einheimischen auch eine Reihe von Touristen in seine Ausstellung zu locken.
  • Kann man den Termin so gestalten, dass er die Zielgruppe besonders anspricht?

Eine Ausstellung für Familien mit Kindern beispielsweise eignet sich besonders gut in den Ferien. Wenn Familien Zeit haben, Dinge gemeinsam zu unternehmen und die Kinder nicht morgens schon in der Schule gebunden sind, kann der Besuch einer spannenden Ausstellung, die auf die Bedürfnisse und Interessen der Kinder zugeschnitten ist, ein tolles Familienerlebnis werden.

Die Absicherung muss passen

Für eine Ausstellung ist auch eine entsprechende Ausstellungsversicherung notwendig. Sowohl die ausgestellten Exponate als auch die Räumlichkeit an sich, muss entsprechend abgesichert werden. Eine Betriebshaftpflichtversicherung, die auch im Schadensfall eines Besuchers die Haftung übernimmt, sichert Sie vor unerwarteten Forderungen im Fall eines Unfalls ab. Dazu sollten Sie sich frühzeitig mit dem Versicherungsvertreter Ihres Vertrauens zusammensetzen und klären, welche Absicherung für Ihre spezielle Ausstellung sinnvoll ist.